Je eigen administratie afdeling


Lees hier meer over:

  • Begroting
  • Tussentijdse cijfers
  • Kengetallen
  • Cash is King
  • Voordelen van een liquiditeitsprognose



vervolg Advies

Begroting

Als ondernemer red je het alleen nog als je gericht stuurt op cijfers. Door het opstellen van een begroting krijg je inzicht in de cijfers en kijk je naar de toekomst.  Op basis van een begroting kun je beter bepalen welke uitgaven wel of niet gewenst of noodzakelijk zijn en kun je je prioriteiten stellen en eventueel je plannen bijstellen. Vaak blijkt dat een begroting nooit precies gerealiseerd wordt. Door regelmatig de gerealiseerde cijfers te vergelijken met de begroting kun je tijdig bijsturen om alsnog je begroting te realiseren.

Verkoopprijzen voor producten of diensten worden bepaald door de markt. Een bedrijf maakt winst als de kostprijs lager is dan de verkoopprijs. Het is daarom belangrijk om een juiste kostprijscalculatie  te hebben en de kostprijs zo laag mogelijk te houden.  De begroting is de basis voor de kostprijsberekening. 


Bij de begroting maak je een  verwachting van de verkopen en de daarmee samenhangende directe kosten (inkoop- en overige directe kosten zoals transport, inhuur personeel etc. ). Daarnaast maak je je indirecte en constante kosten inzichtelijk zoals huur, vast personeel, accountant etc. . Om de kostprijs te kunnen bepalen zal je de directe kosten moeten vermeerderen met een opslag ter dekking van de indirecte kosten. 


Duidelijk is dat als de omzet hoger is dan de optelsom van de directe- en indirecte kosten je dan winst maakt. Als de te verwachte omzet tegenvalt zullen de directe kosten dalen, deze zijn immers gerelateerd aan de omzet. De constante kosten bewegen niet mee naar beneden, waardoor een probleem kan ontstaan. Andersom geldt uiteraard ook bij een hoger omzet dan verwacht zullen de indirecte constante kosten niet evenredig meestijgen met de omzet.  Belangrijk is dus dat je de constante kosten inzichtelijk maakt en probeert zo flexibel mogelijk te maken zodat je snel kan handelen indien dat nodig is.

 

Tussentijdse cijfers

Basis voor de cijfers is de administratie. Vanuit die administratie is het mogelijk periodiek tussentijdse cijfers op te stellen. Hierdoor heb je steeds inzicht in de reeds behaalde resultaten. Verder analyseren van deze cijfers kan belangrijke informatie opleveren of bevestigd hetgeen wat we verwachten. Vergelijken is ook een mogelijkheid. Vergelijken met voorgaande  perioden of met de begroting. In een begroting zijn de gestelde doelen vastgelegd in cijfers. Het vergelijken van tussentijdse cijfers met de begroting laat zien of de onderneming op koers ligt. Of het gestelde doel (waarschijnlijk) gehaald zal worden. Om snel inzicht te krijgen kan dat in de vorm van kengetallen en grafieken.


Op basis van deze cijfers kunnen we  analyseren welke gevolgen dit heeft voor de toekomst.

 

Kengetallen:

Een kengetal wordt berekend uit de actuele cijfers van een onderneming en geeft snel inzicht in de stand van zaken. Door kengetallen van meerdere perioden naast elkaar te zetten wordt een ontwikkeling duidelijk. Hieronder een voorbeeld van een aantal kengetallen


Liquiditeit:

is het bedrijf in staat om op korte termijn aan haar verplichtingen te voldoen.

Hier wordt ook wel gesproken van werkkapitaal en gebruikt met de kengetallen, quick ratio en current ratio.

Het werkkapitaal betreft het overschot (positief) of tekort (negatief) van de liquide middelen + vorderingen (waaronder debiteuren) en voorraad die op korte termijn in geld zijn om te zetten minus de verplichtingen die op korte termijn moeten worden voldaan. Een ratio getal > 1 wordt als positief beschouwd. Bij de quick ratio houdt men geen rekening met de voorraden, bij de current ratio wel. In bovenstaande grafiek zien we dat de quick ratio hard daalt maar dat de current ratio

in het laatste jaar weer wat stijgt. Er heeft dus een verschuiving naar de voorraden plaatsgevonden. Nader geannalyseerd moet worden waarom de voorraden stijgen en of deze wel op korte termijn verkocht worden (liquide worden gemaakt)/


Solvabiliteit:

Solvabiliteit is de verhouding tussen het vreemd vermogen en het eigen vermogen op de balans. Hierbij is dan de vraag aan de orde of de onderneming voldoende eigen vermogen heeft om in geval van liquidatie alle verschaffers van vreemd vermogen hun leningen terug te betalen. Wordt het eigen vermogen te klein, of zelfs negatief doordat er met verlies wordt gewerkt, dan zijn de vermogensverhoudingen verstoord. De solvabiliteit is dan onvoldoende om kredietverschaffers en leveranciers het nodige vertrouwen te geven. Dit betekent dat bij schuldeisers van de onderneming het signaal op rood gaat: zullen zij immers straks hun vorderingen wel kunnen innen. Algemeen wordt veronderstelt dat deze waarde tussen de 25% en 40% moet liggen. 


Betaaltermijnen en voorraad:

De omloopsnelheid van de voorraden geeft aan hoe lang de voorraden in het magazijn liggen opgeslagen. Hoe hoger de uitkomst van deze ratio des te korter liggen de voorraden opgeslagen en komt het in de voorraden geïnvesteerde vermogen beschikbaar en hoe ruimer liquiditeit van de onderneming.


Kengetallen personeel:

Geven inzicht in de kosten van personeel in relatie tot de opbrengst.



Liquiditeitsprognose: "cash is king"

In onze professie wijzen wij onze klanten al jaren op het belang van de liquiditeitsprognose.


Deze maakt overzichtelijk wanneer men welke inkomsten verwacht (wanneer betaald de debiteur) en wanneer welke uitgaven moeten worden gedaan (wanneer moet bijvoorbeeld het personeel, vakantiegeld, huur, aflossing etc worden betaald).

Eigenlijk probeer je gedurende de komende periode in te schatten hoe het banksaldo zich door het jaar heen beweegt. Op die manier kun je bepalen hoe hoog de limiet op de rekening courant moet zijn om door het jaar heen niet in de problemen te komen.

We zien dat na een aantal magere jaren  bij veel bedrijven het vet van de botten verdwenen. Liquiditeit wordt steeds belangrijker. Maar ook bedrijven die snel groeien veel investeren of lang moeten wachten op hun geld omdat betalingstermijnen van 90 dagen steeds gebruikelijker schijnen te worden kunnen in de problemen komen. Vaak leidt het niet liquide zijn tot een faillissement. 


Ook zien we vaak dat bedrijven in september/ oktober problemen hebben om hun rekeningen te betalen. Oorzaak zijn de stille zomermaanden waarin de omzet afneemt en door de betalingstermijnen van de debiteuren de gevolgen hiervan een maand later merkt. Een buffer is dus essentieel in deze perioden.


Een liquiditeitsprognose wordt doorgaans gemaakt voor het lopende boekjaar en het jaar daarna. Langer kan, maar dan worden de begrotingen steeds minder betrouwbaar. Een liquiditeitsbegroting is geen overzicht van opbrengsten en kosten. Daarvoor is de exploitatiebegroting. Een liquiditeitsbegroting is wel onderdeel van het financieel plan van jouw bedrijf en de exploitatiebegroting is daarvan de basis.



Vier voordelen van het maken van een liquiditeitsprognose:

1. Weten hoe uw bedrijf er financieel voor staat

Wie goed zicht heeft op de financiën, kan tijdig maatregelen nemen om problemen te voorkomen. Als u een liquiditeitsprognose opstelt, moet u nadenken over betalingen die u (de komende maanden) moet doen, inclusief eventuele onvoorziene uitgaven, en de inkomsten. U krijgt inzicht in de mate waarin u in staat bent aan uw verplichtingen te voldoen en kunt daar gericht op gaan sturen. Kunt u bij knelpunten ruimte maken door te schuiven met inkomsten of uitgaven? Of is verhoging van het rekeningcourantkrediet noodzakelijk? Als dat laatste nodig is, klopt u met een liquiditeitsprognose in elk geval goed beslagen bij de bank aan.


2. Inzicht in investeringsmogelijkheden en kredietbehoefte

Veel ondernemers hebben plannen om te investeren. Een nieuwe lening voor de aanschaf van een machine ligt voor de hand, maar zo’n nieuwe machine brengt vaak ook een extra investering in voorraden met zich mee, een stijgende omzet plus een hoger debiteurensaldo en extra kosten voor personeel. Ondernemers die daar onvoldoende rekening mee houden, kunnen in problemen komen. Een liquiditeitsprognose geeft gedetailleerd inzicht in de financiële gevolgen van uw investering. Zo kunt u berekenen wat het beste moment is om te investeren en of u extra krediet nodig hebt al dan niet op de rekening courant. Of dat u misschien toch beter die investering nog enige tijd kunt uitstellen.


3. Inzicht in pieken en dalen in kredietbehoefte

Veel bedrijven kennen pieken en dalen in de inkomsten en uitgaven. Zeker voor seizoenbedrijven is liquiditeitsplanning een noodzaak. Deze bedrijven kennen vaak een langere periode waarin vooral kosten worden gemaakt, gevolgd door een periode van hoge inkomsten. Pieken en dalen worden ook veroorzaakt door bijvoorbeeld de uitbetaling van vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december. Ook zijn er bedrijven die in de zomermaanden juist enkele weken stilliggen, zodat er geen inkomsten zijn. Met een liquiditeitsprognose kunt u tijdig de gevolgen hiervan voor de liquiditeitspositie berekenen en de nodige maatregelen treffen zoals het regelen van een seizoenskrediet. Als u door het jaar heen de liquiditeitspositie nauwgezet volgt kunt u zo nodig snel ingrijpen bijvoorbeeld door het maken van debiteuren of het uitstellen van betaling aan crediteuren.


4. Efficiënt en effectief met uw geld omgaan

Een bedrijf moet winst maken. Slim omgaan met de beschikbare financiële middelen draagt in grote mate bij aan de winstgevendheid. Hoe groter de ‘omloopsnelheid van het totale balansvermogen’ – lees: hoe vaker het beschikbare vermogen in uw bedrijf wordt ‘rondgepompt’ – hoe efficiënter u met het vermogen omgaat en hoe hoger in de regel het rendement. Een liquiditeitsprognose helpt u deze kringloop fijn af te stemmen, waardoor u met minder vermogen in uw bedrijf toe kunt. Of waardoor u een investering kunt doen zonder aanvullende financiering. Met een liquiditeitsprognose kunt u ook goed inschatten of u gedurende enige tijd wat ruimer bij kas zit. In dat geval kunt u leveranciers sneller betalen en wellicht profiteren van betalingskorting. Het geld tijdelijk tegen een hogere rente wegzetten is natuurlijk ook mogelijk


Pan Accountants Kennemerplein 6  2011 MJ HAARLEM telefoon 023-5354506